Zahnarztpraxis
Buchungen, Erinnerungen und Bewertungen in einem Ablauf, damit die Behandlungsstühle belegt sind und Patienten wiederkommen.
Ausgangslage und Basiswert
Eine Praxis mit mehreren Behandlungszimmern verwaltet Termine per Telefon, Buchungstool und Kalender. Änderungen erfordern Anrufe, Erinnerungen sind uneinheitlich und der Empfang gleicht fehlende oder doppelte Nachfassaktionen ab.
Die Herausforderung
Zugang verbessern, ohne klinische Entscheidungen zu automatisieren, Gesundheitsdaten unnötig offenzulegen oder Patienten einzuschließen.
Vorgehen und Zeitplan
Analysieren
Anfrage, Termin, Erinnerung, Absage und Rückruf erfassen; Zugang, Dringlichkeit und notwendige Daten klären.
Gestalten
Terminarten und Verfügbarkeit klar zeigen und Buchungen sowie Änderungen mit Patienten testen.
Integrieren
Einwilligungsbasierte Bestätigungen, sichere Links, Kontaktalternativen und kontrollierte Wiederholung einrichten.
Lernen und verbessern
Vergleichbare Termine, Rückmeldungen und Arbeitslast prüfen, bevor die Erinnerungsfrequenz geändert wird.
Agenten, Automatisierungen und Stack
Terminautomation steuert Verfügbarkeit und freigegebene Erinnerungen; ein Assistent beantwortet administrative Fragen und leitet Symptome, Behandlung oder Dringendes ans Team. Klinische Daten bleiben außerhalb von Marketing- und Universalagenten.
Lieferumfang
- Patientenweg und Datenfluss
- Barrierearme Buchung, Erinnerungen und Eskalation
Ergebnisindikatoren
- Kurzfristige Absagen
Ausgangswert: 18% Ziel: 6%
- Selbstbuchungsanteil
Ausgangswert: — Ziel: 58%
- Patientenbewertung
Ausgangswert: 3,9 Ziel: 4,7
- Manuelle Nachfassaktionen
Ausgangswert: 140 Ziel: 60
So messen wir
Kurzfristige Absagen folgen einer veröffentlichten Definition und festem Nenner. Selbstbuchung zählt ohne Empfang erledigte Änderungen. Bewertungen nennen Umfang und Methode. Nachfassaktionen werden je Termin erhoben, nicht aus Nachrichten abgeleitet.
Risiken und Schutzmaßnahmen
Gesundheitsdaten minimieren, Rechtsgrundlage und Anbieter prüfen, klinische Beratung ausschließen, menschlichen Kontakt zeigen und Behandlungsdetails in Erinnerungen auf geteilten Geräten vermeiden.
Nächster Schritt
Ergebnisse nach Terminart und Zugangsbedarf prüfen und Rückrufabläufe testen, ohne unerwünschte Kontakte oder Teamaufwand zu erhöhen.